Strumenti Amministrazione Contratti: Garantire Trasparenza e Conformità

L'amministrazione contratti riguarda essenzialmente la verifica incrociata delle performance di un appaltatore. È solitamente svolta da funzionari governativi e porta sotto scrutinio tutto ciò che accade, dal momento in cui il contratto è aggiudicato fino al completamento di tutte le trattative e regolamento di tutti i pagamenti. Quindi è fondamentalmente una verifica approfondita per un contratto governativo sia trasparente che valido in tutti i rispetti.

Formazione Adeguata del Rappresentante Tecnico dell'Ufficiale Contratti (COTR)

• Un buon programma di formazione COTR potrebbe formare la spina dorsale di un'amministrazione contratti efficace. Questo assicura che un sano rapporto sia stabilito tra COTR e ufficiale contratti. COTR e ufficiale contratti sono responsabili per garantire che il processo di appalto abbia successo; quindi, la comprensione reciproca tra COTR e ufficiale contratti è critica.

Svolgere Bene le Attività di Orientamento Post-Aggiudicazione

• L'onere di svolgere appropriatamente l'orientamento post-aggiudicazione ricade sull'amministratore del contratto. Le attività ideali devono includere: fornitura copia completa fattura, identificazione fornitore, riconoscimento dipartimenti chiave, scrutinare requisiti reportistica contrattuale, processo rimessa contrattuale e requisiti documentazione. L'identificazione dei fornitori e la loro revisione dei requisiti di reportistica è considerata parte essenziale per assicurare che le attività post-operative siano svolte bene.

Emettere Notifica all'Appaltatore con Congruo Anticipo

• Informare l'appaltatore di iniziare i lavori in tempo assicurerebbe che il lavoro sia svolto senza intoppi, e un amministratore contratti efficace deve curarsene. In assenza di notifica efficace e tempestiva, l'operazione non può essere svolta con facilità; quindi, questo è considerato parte importante della procedura operativa.

Svolgere Attività di Chiusura

• Il report di valutazione finale dell'appaltatore è un'importante attività di chiusura. Deve essere eseguito in linea con politiche e procedure dipartimentali. Le parti responsabili devono essere notificate quando i fondi possono essere disimpegnati. Le attività di chiusura sono importanti quanto l'avvio di qualsiasi compito, e devono essere eseguite con precisione perfetta. In assenza di proper chiusura, l'azienda potrebbe subire conseguenze avverse.

Verificare Documenti e Lavori Svolti

• La verifica dei documenti deve essere eseguita con cura. Tutti i documenti incluse le fatture formano uno strumento essenziale di amministrazione contratti. La segnalazione di eventuali controversie contrattuali rientra anche in questo ambito.