Salute e malattia
L'archiviazione alfabetica organizza i fascicoli per cognome, poi per nome. Pur essendo uno dei metodi più facili da imparare per i nuovi dipendenti, presenta svantaggi significativi.
Nomi scritti male o letti male possono essere archiviati nel posto sbagliato. Diversi dipendenti possono interpretare diversamente come archiviare una cartella. Nomi stranieri — soprattutto quelli che iniziano con Mac o Mc — sono frequentemente archiviati male. Il recupero di una cartella mal archiviata aumenta i tempi. Se non si trova, serve una ricerca fascicolo per fascicolo, con notevole dispendio di tempo e risorse.
In grandi strutture, più pazienti possono avere lo stesso nome. L'archivista deve controllare più fascicoli per identificare quello corretto. Se un duplicato porta al recupero del fascicolo sbagliato, il medico potrebbe prescrivere trattamenti o farmaci basati su informazioni errate, con potenziale danno per il paziente.
Il rischio di violazione della riservatezza è uno degli svantaggi più gravi. I nomi sui dorsi dei fascicoli possono essere visti da chiunque lavori in ambulatorio. Se lo studio offre solo un tipo specifico di cura, vedere il nome rivela la patologia del paziente. Un sistema alfabetico aumenta anche il rischio che personale non autorizzato trovi una cartella: basta conoscere il nome, a differenza dei sistemi numerici che richiedono il numero identificativo.
Se il nome del paziente cambia dopo la creazione del fascicolo (matrimonio, divorzio, adozione, cambio legale), può creare confusione nelle visite future. Se il dorso non viene aggiornato, gli archivisti devono incrociare il nome attuale per trovare il fascicolo col vecchio nome.
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