Salute e malattia
L'uso delle cartelle mediche elettroniche (EMR) può avere un effetto trasformazionale sull'assistenza sanitaria negli Stati Uniti. Man mano che più studi medici implementano sistemi EMR, diventa possibile usare i dati per coordinare l'assistenza, ridurre le inefficienze e migliorare la qualità delle cure. Ci sono alcuni passi base per gestire un'implementazione EMR in un contesto di assistenza primaria.
Decidere un obiettivo finale. Prima di iniziare qualsiasi progetto di implementazione EMR, il tuo studio medico deve avere aspettative chiare e realistiche su obiettivi e priorità. Usa questo framework per creare un piano di implementazione che soddisfi al meglio le tue esigenze.
Costruire un team di pianificazione e implementazione multidisciplinare. Il team può fare o rompere un'implementazione. Un medico o altro clinico dovrebbe avere un ruolo guida nel team, assicurando che ci sia buy-in tra il personale clinico e che le decisioni di implementazione siano in linea con l'assistenza al paziente.
Valutare il tuo studio. È importante raccogliere informazioni attuali e storiche su demografia dei pazienti, modelli di pratica, finanze, composizione dello staff e altri dati chiave. Questo ti permette di raffinare i tuoi obiettivi e aspettative e identificare alcune delle potenziali aree del tuo studio che devono essere ridisegnate usando un sistema EMR.
Valutare il flusso di lavoro del tuo studio. L'implementazione di un EMR implica sempre una "ristrutturazione" delle procedure e dello spazio fisico della pratica. Valutare i modelli quotidiani esistenti ti aiuterà a identificare il miglior design possibile per il nuovo sistema.
Fare i compiti prima di selezionare un vendor di prodotti EMR. Usa il tuo framework di pianificazione per identificare chiaramente gli obiettivi chiave e i risultati che ti aspetti da un sistema e priorizza le funzioni di conseguenza. Inoltre, ci sono alcune entità fidate che possono fornire linee guida affidabili per la selezione del vendor. L'Institute of Medicine ha emesso un elenco di funzioni chiave per tutti i sistemi EMR. La Certification Commission for Healthcare Information Technology certifica i sistemi EMR. Inoltre, società mediche e associazioni spesso forniscono guida ai membri che stanno considerando l'implementazione EMR.
Installare l'infrastruttura fisica richiesta per EMR. Questo potrebbe includere cablaggio, capacità wireless, postazioni computer, laptop e server.
Testare che hardware, cablaggio e rete funzionino correttamente. È meglio prendere tempo in anticipo per verificare che tutti i componenti siano funzionali che iniziare un'implementazione, solo per scoprire che ci sono problemi hardware.
Condurre formazione informatica continua per il personale a tutti i livelli dell'organizzazione. Implementare una checklist di formazione standardizzata è spesso il modo migliore per assicurare che tutto il personale abbia la conoscenza e la capacità necessarie per iniziare il processo di implementazione EMR. Questo è anche un buon momento per sollecitare feedback del personale su potenziali problemi o idee per migliorare il processo. È fondamentale che il team di staff lavori bene insieme e capisca le aspettative prima di iniziare a usare il nuovo sistema.
Stabilire e comunicare protocolli per l'uso del sistema e per lo scambio di informazioni. Il personale dovrebbe essere chiaro sulle regole di privacy e su come interfacciano con il nuovo sistema.
Continuare a fornire formazione basata sul feedback precedente del personale. Man mano che più personale si forma e pratica con il sistema, emergeranno più dettagli che richiedono modifiche. Ora è il momento di fare cambiamenti ai piani di flusso di lavoro proposti e ai protocolli.
Testare programmi aggiuntivi o moduli per assicurare che il sistema funzioni senza intoppi. Per esempio, la prescrizione elettronica e altri strumenti sono spesso moduli extra che interfacciano con il sistema principale.
Comunicare con i tuoi pazienti. Ora è il momento di "avvisare" i tuoi pazienti che il tuo studio subirà un grande cambiamento e che il flusso di lavoro potrebbe essere rallentato o interrotto. I pazienti saranno probabilmente più comprensivi se sanno cosa aspettarsi.
Installare e testare il software del sistema. Almeno qualche giorno prima della data "go live" quando il sistema sarà attivo e funzionante per la prima volta, fai un run-through in tempo reale con il personale. Alcune pratiche usano il personale come pazienti sostituti per testare il sistema in condizioni il più realistiche possibile. Questa è la tua ultima possibilità per risolvere eventuali bug prima di usare il sistema con pazienti reali.
Pre-caricare alcuni dati per pazienti che hanno appuntamenti nelle prime settimane. Questo ridurrà parte dello stress del primo giorno di uso dell'EMR.
Assicurati che i tuoi pazienti sappiano che tutti sono in modalità apprendimento e che le cose si stabilizzeranno una volta che il personale si abituerà al nuovo sistema.
Continuare le riunioni di team per sollecitare feedback continuo. Anche l'implementazione più fluida richiederà alcune modifiche continue finché il sistema non funziona per tutti. È importante mantenere il team di implementazione intatto anche dopo il rollout iniziale per mantenere il morale dello staff e aiutare a fare le modifiche necessarie.
Valutare il flusso di lavoro. È impossibile anticipare ogni dettaglio dei cambiamenti del flusso di lavoro richiesti per implementare un sistema EMR. Valutazione continua e feedback del personale sono importanti per fare modifiche lungo il percorso.
Continuare a comunicare con i tuoi pazienti. Ci saranno sempre intoppi con qualsiasi nuovo sistema. Il modo migliore per prevenire problemi è tenere i pazienti ben informati, rassicurarli che lo staff sta lavorando duramente per creare un sistema di cura efficiente e che la pazienza è apprezzata.
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