Salute e malattia
Schede individuali per ogni paziente visitato. La cartella clinica contiene info salute: storia medica, note, elenco farmaci. Gestire un sistema di archiviazione cartacea è processo delicato con procedure specifiche. Altrimenti, info di un paziente finisce in cartella altrui. HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) regola come info salute pazienti sono archiviate e protette. Le vostre policy e procedure per archiviazione cartacea devono allinearsi a HIPAA.
Create cartella in-box per nuovi documenti cartacei da archiviare. Dividetela in categorie: "valutazioni pazienti", "note progresso", "lavori lab". Informate i clinici di usare in-box e smistare correttamente.
Raccogliete contenuto in-box almeno 2 volte al giorno (o più spesso). Portate i documenti in area archiviazione o stanza cartelle cliniche.
Ordinate i nuovi documenti alfabeticamente per archiviazione facile. Spesso, per nuovo paziente, ci sono vari documenti. Mettete tutti documenti di un paziente in una pila e continuate ad alfabetizzare. Forate i documenti per archiviarli.
Archiviate i documenti nella cartella corretta. Mettete i file nella sezione giusta (le cartelle hanno sezioni per tipi diversi). Attenzione a non archiviare referti lab in sezione fatturazione.
Rimettete le cartelle nell'esatto posto dove le avete trovate dopo aver archiviato tutto. Solitamente ordine alfabetico per cognome.
Effettuate audit qualità routinari per verificare archiviazione corretta. Infermiera capo o quality manager possono essere responsabili. Spot-check su campione casuale. Cartelle mal archiviate restituite allo staff per correzione.
Tenete foglio firma uscita in stanza cartelle. Chi porta via una cartella deve firmare uscita. Aiuta staff archiviazione a tracciare dove sono i record, importante per HIPAA.
Non permettete MAI a non-dipendenti di vedere documenti cartacei. Attività archiviazione in area privata così pazienti non vedono info altrui – violazione HIPAA che costa pesanti sanzioni federali.
Gestione sanitaria