Salute e malattia
La chiave per sviluppare una procedura di implementazione delle cartelle cliniche elettroniche è creare un team che gestisca il processo. I membri del team non dovrebbero includere solo specialisti IT, ma anche medici, poiché è probabile che incoraggino e guidino un processo di adozione di successo. Il team dovrebbe poi creare un piano d'azione per andare paperless. Quel piano coprirà una vasta gamma di attività come modifica della struttura, analisi e ridisegno del flusso di lavoro, e formazione.
L'implementazione di un sistema di cartelle cliniche elettroniche (EMR) è un compito enorme che richiede un team forte per fornire leadership, pianificazione e direzione. Un medico che ha guidato un tale processo, professore al Department of Family Medicine alla University of Wisconsin-Madison (UW-M) e medico di famiglia, ha suggerito in un articolo per il Journal of Family Practice Management che il team deve includere: rappresentanti dei servizi informativi, un project manager che possa dedicare tempo sostanziale per coordinare il processo, un office manager di clinica e un medico che faccia da champion del progetto per garantirne il successo.
Una volta stabilito un team forte, il gruppo dovrebbe fissare obiettivi, poi passi nel processo che supportino l'obiettivo finale di andare paperless. Alcuni compiti che il team deve intraprendere includono: analisi e ridisegno del flusso di lavoro, modifica della struttura, installazione hardware e configurazione software, creazione di un sistema di backup per emergenze, come verranno inseriti i vecchi dati, smaltimento della carta e formazione del personale. Mentre alcuni di questi compiti dovranno avvenire simultaneamente, è saggio creare una timeline di eventi, che porti a una data di go-live.
Il team avrà il compito di scegliere hardware e software migliori per la pratica o istituzione sanitaria. Vari dispositivi saranno necessari a seconda degli utenti. Ad esempio, infermieri e medici potrebbero aver bisogno di terminali per inserire dati mentre lo staff amministrativo richiede anche scanner per digitalizzare cartelle e corrispondenza esistenti. Il team può avviare il processo visitando altre strutture sanitarie con EMR installati per osservare come funzionano. Il medico UW-M che ha guidato un'implementazione EMR consiglia di usare un consulente IT per guidare il processo.
Tutta la pianificazione, ricerca e definizione di procedure porterà a una data di go-live. Programma questo punto di partenza in un giorno che non sia normalmente il più impegnativo per uno studio medico o ospedale, se possibile. Ad esempio, i lunedì sono spesso giorni impegnativi nelle strutture sanitarie. Poi, assicurati che specialisti tecnologici siano a disposizione per aiutare gli operatori sanitari a percorrere il processo live quel primo giorno e ricordare loro cosa hanno imparato nelle sessioni di formazione. È anche consigliabile informare i pazienti della transizione così che siano consapevoli in caso di ritardi o difficoltà tecnologiche.
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