Transizione alle Cartelle Cliniche Digitali: Guida Pratica per Studi Medici

Il contesto: perché digitalizzare

Secondo un rapporto del "Kansas City Star" (marzo 2011), l'80% dei medici non utilizzava ancora la gestione digitale delle cartelle cliniche. Tuttavia, lo stanziamento federale di 20 miliardi di dollari nel 2009 per incentivare il passaggio dal cartaceo all'elettronico sta progressivamente trasformando il settore sanitario statunitense. Per rendere il passaggio il più fluido possibile, gli studi medici dovrebbero seguire un processo strutturato nell'adozione delle nuove tecnologie.

Fasi del processo di transizione

1. 1. Valutazione della prontezza (Readiness Assessment)

   Prima di implementare la gestione digitale, le organizzazioni sanitarie devono valutare la ricettività del personale al cambiamento, raccomanda l'American Congress of Obstetricians and Gynecologists (ACOG). Un sondaggio anonimo su atteggiamenti e comprensione del cambiamento proposto permette al management di identificare potenziali rischi — barriere culturali e operative — che potrebbero compromettere il successo del progetto e il ritorno sull'investimento.

2. 2. Definire obiettivo, visione e missione

   Completata la valutazione, l'ACOG raccomanda di identificare l'obiettivo concreto: si vuole solo digitalizzare le cartelle o permettere l'accesso remoto a pazienti e medici dall'ospedale? La visione delinea lo scenario futuro: ufficio senza carta o miglioramento delle performance cliniche? Sulla base di questi elementi, lo studio deve formulare una mission statement che delimiti l'ambito del progetto, i membri del team e i benefici attesi.

3. 3. Iniziare a misurare

   Gli studi devono identificare e monitorare parametri chiave relativi alla gestione digitale, suggerisce l'ACOG. Concentrarsi su misure comparative che evidenzino le differenze tra il sistema cartaceo attuale e quello digitale previsto. Esempio: tempo in minuti per recuperare una cartella cartacea. Definire poi parametri di miglioramento tramite la cartella elettronica: quali aree specifiche migliorare e di quanto.

4. 4. Riprogettare i flussi di lavoro (Workflow Redesign)

   Con valutazione, obiettivi e metriche definiti, si possono valutare i flussi di lavoro esistenti per decidere quali mantenere, modificare o eliminare. L'ACOG sottolinea che alcuni flussi tipici dell'ambiente cartaceo diventano superflui e vanno abbandonati per fare spazio alle nuove tecnologie. Una corretta progettazione di nuovi flussi adatti alla gestione elettronica porta a miglioramenti in velocità, efficienza, riduzione dei costi e, in ultima analisi, maggiore sicurezza del paziente e qualità degli esiti.