Salute e malattia
Lo smarrimento di una cartella clinica richiede una risposta rapida ed efficace da parte del personale ospedaliero e clinico. Oltre alla corretta documentazione dell'accaduto, è fondamentale creare un fascicolo temporaneo per garantire la continuità della registrazione medica. Ogni archivio cartelle deve effettuare una ricerca accurata, accompagnata da una comunicazione tempestiva con il paziente o i caregiver per alleviare le preoccupazioni. Sebbene l'uso delle cartelle cliniche elettroniche riduca l'incidenza di smarrimenti, una procedura di risposta efficiente rimane obbligatoria.
Predisporre un fascicolo temporaneo completo di nome del paziente e numero di previdenza sociale (o codice fiscale in Italia). Collocarlo nello stesso spazio occupato dalla cartella smarrita nell'archivio ospedaliero o ambulatoriale. Archiviarvi tutti i successivi documenti medici: consulenze, referti, note di degenza. Il contenuto di questo fascicolo temporaneo ricade sotto le tutele della normativa sulla privacy (in Italia, GDPR e legge 219/2017).
Parallelamente al fascicolo temporaneo, compilare un modulo di tracciamento per cartelle smarrite da conservare nel fascicolo stesso o presso il responsabile dell'archivio. Il modulo può essere una scheda prestampata o una sezione dedicata su un modulo di consulenza. Registrare: nome del paziente, codice fiscale, data di smarrimento.
In caso di smarrimento di cartelle cliniche elettroniche, inserire una segnalazione nel database di gestione delle cartelle indicando: nome paziente, codice fiscale, circostanze dello smarrimento. Creare inoltre un nuovo record nel database per l'inserimento delle successive informazioni cliniche.
Gestione sanitaria