Salute e malattia
Se la vostra pratica, clinica o struttura medica è in attività da anche solo pochi anni, avete un progetto enorme davanti. Il federal Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act (HITECH) ha stanziato miliardi di dollari come parte di un mandato per muovere gli USA verso l'uso di cartelle cliniche elettroniche. Mentre scegliere il giusto sistema EMR richiede enorme riflessione, considerazione e competenza tecnica, trasformare le vecchie cartelle cartacee in elettroniche richiede principalmente pazienza e compiti ripetitivi.
Studiate i requisiti per allegati e file d'archivio del vostro sistema EMR scelto. Imparate quali tipi di file il sistema accetterà, archivierà e integrerà per uso futuro. Determinate il numero di record da trasferire. Prima di scegliere il metodo più costo-efficace e tempo-efficace, dovete capire la portata del progetto.
Aprite il file di un paziente nel vostro EMR e selezionate l'opzione per caricare documenti da allegare al file di record.
Posizionate il documento piatto sullo scanner dell'ufficio e chiudete prima di selezionare l'opzione scan-to-upload nel software. Se una finestra di dialogo corrispondente lo permette, informate il software sul numero di pagine del documento. La maggior parte dei pacchetti software permette scansioni multipagina per formare un singolo file di upload.
Scansionate il documento multipagina in Adobe Acrobat o altro programma di imaging che produce un file PDF, poi caricatelo nel vostro EMR se l'EMR non gestisce scansioni multipagina. Eliminate il file PDF originale non appena avete un upload riuscito. Non spostatelo solo nel cestino; assicuratevi che sia completamente eliminato per conformità alle regolazioni HIPAA. Poiché questo processo crea un documento elettronico non HIPAA-compliant per inserire informazioni nel vostro sistema HIPAA-compliant, è un'opzione da evitare se possibile.
Inserite manualmente i dati delle cartelle cartacee per popolare le cartelle pazienti elettroniche. Probabilmente il vostro sistema EMR può registrare informazioni storiche. L'inserimento dati significa non dover leggere scansioni quando si rivedono le cartelle, ma avere dati storici facilmente accessibili e integrati nel nuovo sistema. Valutate i costi associati di tempo e lavoro prima di procedere perché questa opzione di solito richiede più tempo della scansione.
Archiviate le vostre cartelle cartacee in modo sicuro per linee guida HIPAA. Se durante la conversione determinate che ci sono vecchi record da distruggere, rivedete di nuovo le regolazioni HIPAA sulla distruzione delle cartelle pazienti e procedete in conformità.
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