Fusione Cartelle Cliniche Senza Soluzione di Continuità: Guida Completa

Cose che ti Serviranno

• Cartelle cliniche
• Software dati medici (archiviazione elettronica)
• Scanner (archiviazione elettronica)
• Cartelle per archiviazione (archiviazione cartacea)
• Bandierine per documenti (archiviazione cartacea)
• Archiviazione file (archiviazione cartacea)
• Personale medico addestrato
• Personale supporto IT
• Tritacarte o servizio triturazione

Istruzioni

Crea un Piano

1. Seleziona un metodo di conservazione dei registri che funzioni per il tuo studio medico. Discuti con tutto il personale di dipartimenti e uffici come una fusione di cartelle cliniche potrebbe potenzialmente influenzare ogni dipartimento. Chiedi suggerimenti su quale tipo di sistema di conservazione dei registri funzionerebbe meglio per il tuo studio medico (elettronico, cartaceo o una combinazione).
2. Scegli quale ufficio avrà i record originali e quali record verranno fusi - se si fondono più di un ufficio o dipartimento. Il dipartimento dei record originali dovrebbe essere quello con le informazioni più complete. Ad esempio, non tutti i pazienti visti in una pratica generale sono anche visti da un dipartimento di radiologia, quindi la pratica generale avrebbe più pazienti individuali e più record per individuo. Durante questo passo, dovresti anche decidere quale sistema di numerazione ID paziente verrà usato in futuro.
3. Imposta una tempistica per quando la fusione deve essere completata e decidi chi sarà responsabile della supervisione del processo all'interno di ogni dipartimento. Avere una persona per ogni ufficio o dipartimento che supervisiona il resto del personale garantirà una fusione più fluida. Quando imposti un tempo per la tua fusione, il tuo obiettivo principale dovrebbe essere decidere se il lavoro sarà completato durante o dopo l'orario lavorativo, o se l'ufficio sarà chiuso durante il progetto per permetterti di finire in un lasso di tempo più breve.
4. Seleziona e acquista il software che userai per mantenere i dati delle tue cartelle cliniche una volta fusi. Organizza il supporto IT da tenere a disposizione durante il tuo processo di fusione per aiutare se necessario. Se scegli di usare l'archiviazione cartacea, acquista eventuali forniture extra di cui potresti aver bisogno come cartelle o scaffali di archiviazione per accogliere l'aumento delle dimensioni dei file a causa della fusione.

Completa il Processo di Fusione

5. Forma il tuo personale secondo il processo che hai scelto per completare la fusione delle cartelle cliniche. Il miglior processo per fondere le cartelle cliniche è lavorare attraverso i record di un dipartimento o ufficio alla volta in ordine alfabetico. Una volta che un set di record è stato inserito nel tuo sistema (incluse le informazioni di base del paziente), puoi iniziare a fondere il resto dei record nei file cartacei o inserirli nel sistema.
6. Inizia inserendo i dati demografici del paziente nel tuo nuovo sistema o creando nuove cartelle (se usi archiviazione cartacea) per ogni paziente basandoti sul set originale di record che hai scelto come punto di partenza al Passo 2 della Sezione 1. Mentre inserisci ogni paziente nel sistema, annota il nuovo numero ID (se applicabile) e fai eventuali aggiornamenti alle informazioni demografiche di base del paziente.
7. Ordina il tuo set originale di record in ordine cronologico dal più recente in alto al più vecchio in basso, se sono copie cartacee. Se i tuoi originali sono in formato elettronico, il processo di fusione può essere leggermente più difficile, a seconda di come i file elettronici vengono memorizzati. Se ogni nota del grafico è stata salvata individualmente, tutto ciò che è richiesto è rinominare i file per corrispondere al tuo nuovo sistema di archiviazione. Tuttavia, se i tuoi file elettronici sono in gruppi più grandi o un grande file per dipartimento, potrebbe essere meglio stamparli e ordinarli in quel modo.
8. Inizia a fondere i tuoi file secondari negli originali. Inizia con un dipartimento o ufficio alla volta e ordina il file di ogni paziente nell'originale, di nuovo in ordine di data. Se usi archiviazione cartacea, potresti voler considerare l'utilizzo di bandierine per documenti per marcare i diversi tipi di cartelle cliniche, cioè note del medico, referti radiologici o procedure operative. Se usi archiviazione elettronica, creare un sistema per nominare i file dei documenti sarà sufficiente.
9. Scansiona i file fusi completi nel tuo database o, se usi archiviazione cartacea, inizia a ordinarli in ordine alfabetico. Se hai optato per lo storage elettronico, questo processo potrebbe essere già stato completato al Passo 4, se erano stati salvati individualmente in formato elettronico per cominciare.

Follow-up Post Fusione

10. Rivedi il nuovo sistema di archiviazione cartelle cliniche con tutto il personale per assicurarti che tutti sappiano come usare e mantenere accuratamente i file. Potrebbe essere utile scrivere anche un manuale di formazione su come usare il nuovo sistema come riferimento per dipendenti attuali e futuri.
11. Risolvi eventuali problemi con il nuovo sistema man mano che sorgono. Se hai optato per un sistema di archiviazione elettronica, mantieni un contatto regolare con il servizio IT del software per risolvere eventuali bug o programmare aggiornamenti software.
12. Continua a fondere nuove cartelle cliniche man mano che vengono acquisite. Potrebbe anche essere utile implementare una procedura annuale di eliminazione record se hai optato per mantenere solo un certo lasso di tempo di informazioni.