Cartelle Cliniche: Requisiti Legali per Manutenzione e Distruzione

Politica di Conservazione dei Registri

La manutenzione e la distruzione delle cartelle cliniche sono regolate da leggi federali e statali. Preoccupazioni su questioni di privacy, accuratezza dei registri e accessibilità alimentano regolamenti per proteggere i pazienti. Politiche rigorose monitorano e facilitano il rilascio di dati medici importanti e accurati per scopi di trattamento secondo necessità. Le leggi richiedono che cartelle cliniche accurate siano accessibili per scopi legali e per i medici che trattano i pazienti. Gli ordini del tribunale sono l'unico modo legale per spostare le cartelle cliniche originali fuori sede.

Fornitori e istituzioni sanitarie stanno scrivendo politiche e procedure per affrontare politiche di conservazione e distruzione dei registri come salvaguardia contro contenziosi, multe e sanzioni. Poiché le linee guida di conservazione e distruzione variano tra i regolatori, è meglio interpretare regolamenti contrastanti a favore della conservazione delle informazioni per periodi più lunghi per essere sicuri. Le politiche dovrebbero contenere informazioni dettagliate per la manutenzione, l'accesso e la distruzione delle cartelle cliniche.

Manutenzione

Politiche e procedure di manutenzione rigorose sono richieste per gestire le cartelle cliniche. Gli standard legali impongono che una cartella clinica sia mantenuta per ogni paziente che viene esaminato, valutato o trattato. Queste regole includono pazienti trattati in pronto soccorso, ricoverati e ambulatoriali. Sia i file cartacei che i record elettronici sono considerati cartelle cliniche soggette a politiche legali di manutenzione. I file elettronici da varie fonti sono consolidati in una cartella clinica elettronica. L'accesso alle cartelle cliniche è limitato per legge per proteggere la privacy del paziente. Secondo gli standard delle cartelle cliniche, il personale approvato sono gli unici individui autorizzati a fare voci mediche nel record di un paziente. Le voci mediche sono attese da completare in modo tempestivo e includere data, ora e firma del registratore autorizzato. Chiunque acceda alle cartelle cliniche dovrebbe registrarle in entrata e uscita in modo che possano essere tracciate in ogni momento.

Distruzione dei Registri

Le politiche di distruzione riguardano il momento appropriato per distruggere i registri e anche i mezzi usati. Eliminare vecchie cartelle cliniche protegge la privacy del paziente. Record cartacei ed elettronici richiedono metodi diversi di smaltimento. I record elettronici devono essere cancellati permanentemente in modo che non possano mai essere recuperati. Molte organizzazioni si rivolgono a compagnie di distruzione carta per eliminare i file cartacei.

Penali per Non Conformità

Le organizzazioni che ignorano le leggi statali e federali che regolano la manutenzione e la distruzione delle cartelle cliniche rischiano di incorrere in severe sanzioni e altre sanzioni non monetarie. Le istituzioni sanitarie che non possono dimostrare di aver fornito un'adeguata assistenza medica perché le cartelle cliniche non sono disponibili probabilmente perderanno in tribunale contro richieste di malpractice. Come parte perdente in un caso giudiziario, un fornitore sanitario dovrà spesso pagare costi giudiziari oltre ai danni assegnati al querelante.