Salute e malattia
Al giugno 2011, molte organizzazioni mediche stanno tentando di trasferire i loro record storici e quelli appena completati a un sistema di cartelle cliniche elettroniche. Qualsiasi sistema di cartelle mediche che memorizza i record come una miscela di documenti elettronici e cartacei può essere classificato come sistema di record ibrido. Questi tipi di sistemi sono spesso usati come sistemi transitori mentre i documenti cartacei vengono trasferiti a un sistema elettronico.
I sistemi EHR ibridi contengono una serie di componenti diversi che possono essere usati come soluzioni a breve o lungo termine per una strategia di conversione per record elettronici. In molti casi, la transizione ai record elettronici è richiesta per legge o deve adattarsi a un quadro legale per la memorizzazione dei record sanitari. La parte elettronica di un sistema è composta da record memorizzati su un database elettronico. Altri componenti richiesti per un sistema elettronico da classificare come ibrido sono una componente cartacea di record memorizzati come copie cartacee e qualsiasi altra forma di record, come dati storici su microfilm.
Trasferire documenti a un sistema elettronico può essere costoso in termini di lavoro e storage. Per ridurre i costi, le informazioni sono spesso condensate per ridurre grandi pezzi di informazione. Nel caso di codici complessi, come informazioni codificate sui farmaci per i pazienti, grandi quantità di dati devono essere registrate. Per evitare la registrazione di grandi quantità di informazioni, le informazioni elettroniche possono essere abbreviate con una spiegazione cartacea delle abbreviazioni resa disponibile.
Un problema importante con la transizione da un sistema di record basato su carta attraverso ibrido a un sistema elettronico è la paura di dati persi. Alcuni sistemi ibridi richiedono solo una piccola quantità di record da trasferire a record elettronici con documenti cartacei usati per record storici. Per evitare dati persi, molti record possono essere memorizzati in un sistema ibrido usando la scansione di documenti per copiare e memorizzare i record. Altre tecniche transitorie includono la memorizzazione di documenti e dati in un sito di storage non di proprietà dell'organizzazione medica.
Tecniche di storage spesso usate in sistemi ibridi di cartelle cliniche elettroniche includono documenti ricercabili e riferimenti di sola lettura, secondo Hayes Management Consulting. I documenti ricercabili sono quelli memorizzati come file PDF, che possono essere strutturati per una facile ricerca e recupero attraverso un sistema elettronico. I riferimenti di sola lettura sono spesso usati in situazioni ibride, dove i dati storici sono memorizzati ma non possono essere alterati o cambiati dai dipendenti.
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