Conformità HIPAA per Trascrizione Medica: Guida Completa

L'HIPAA è il Health Insurance Portability and Accountability Act del 1996 ed è una serie di regolamenti sulla privacy. Questi regolamenti sono progettati per proteggere i diritti alla privacy degli individui riguardo alle loro cartelle mediche riservate. La trascrizione medica è il mezzo usato per documentare la cartella sanitaria. I regolamenti HIPAA si applicano alla trascrizione medica, e sanzioni, incluse multe e reclusione, sono possibili quando vengono trovate violazioni. È cruciale che le informazioni del paziente non siano condivise con nessuno eccetto le parti per cui erano destinate, e procedure devono essere messe in atto per assicurare questo.

Cose che Serviranno

• Software conformità HIPAA
• Postazioni di lavoro protette da password

Istruzioni

1. Trova un software di conformità HIPAA di qualità con modalità di formazione online. Questo assicurerà che tutto il personale possa formarsi in qualsiasi momento durante la giornata lavorativa. Tuttavia, dai una scadenza per il completamento della formazione - niente eccezioni. Un certificato dovrebbe essere stampato post-formazione e dovrebbe essere inserito nei file del personale e dipartimentali dell'impiegato.

2. Converti da registrazioni su nastro a formati elettronici. I nastri possono essere persi, smarriti, rubati, ecc. Alcuni ospedali e compagnie assicurative hanno trascrittori medici in loco, ma molti esternalizzano a compagnie di trascrizione. Tutti i file vocali e dati trasferiti via Internet dovrebbero essere crittografati. Solo la compagnia e il servizio di trascrizione dovrebbero conoscere il codice. Questo assicura sicurezza e conformità HIPAA.

3. Assicurati che tutti i trascrittori medici, o qualsiasi altro dipendente che ha accesso alle cartelle sanitarie, abbiano postazioni di lavoro protette da password. Nessuno dovrebbe essere in grado di aprire i file del computer di un dipendente senza avere una password. Un sistema dovrebbe essere in atto dove i dipendenti devono aggiornare le loro password ogni 30-60 giorni.

4. Mantieni i dipendenti informati sugli aggiornamenti HIPAA con formazione continua tramite seminari e incontri informali. Inclusa in questa formazione dovrebbero esserci istruzioni specifiche su come incorporare e implementare questi cambiamenti nella tua struttura. Del tempo dovrebbe essere permesso ai dipendenti per fare domande e ottenere risposte. Se una domanda specifica non può essere risposta durante il tempo di formazione, il dipendente dovrebbe essere chiamato o inviato via email con una risposta entro 24 ore.

5. Incoraggia i dipendenti ad aiutarsi a vicenda nel processo di conformità. Ad esempio, un dipendente lascia il suo documento di trascrizione sullo schermo mentre è in bagno. Se un altro dipendente vede questo, dovrebbe far sapere al collega. Facendo questo, ci sarà un sistema di responsabilità condivisa in atto. I dipendenti si aiuteranno a vicenda, e l'azienda, a conformarsi agli standard di conformità HIPAA per la trascrizione medica.