Conformità HIPAA per il personale sanitario: una guida completa

Informazioni protette

L'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) è stato promulgato per tutelare la privacy delle informazioni sanitarie personali dei pazienti trasmesse oralmente, per iscritto o elettronicamente. Tutti i dipendenti di strutture sanitarie e farmacie sono responsabili di svolgere il proprio lavoro in conformità con le normative HIPAA.

Qualsiasi informazione personale, medica o finanziaria creata, ricevuta o conservata da un fornitore sanitario o piano sanitario rientra nelle normative HIPAA ed è considerata riservata. Qualsiasi diffusione non autorizzata di tali informazioni, indipendentemente dal canale (orale, scritto o elettronico), costituisce una violazione HIPAA. I seguenti criteri paziente sono elencati come Informazioni Sanitarie Protette (Protected Health Information - PHI) e non devono essere condivisi dal personale:

• Nome
• Indirizzo postale
• Tutti gli elementi della data eccetto l'anno
• Numero di telefono
• Numero di fax
• Indirizzo email
• Indirizzo URL
• Indirizzo IP
• Numero di previdenza sociale
• Numeri di conto
• Numeri di licenza
• Numero di cartella clinica
• Numero di beneficiario del piano sanitario
• Identificatori di dispositivi e loro numeri di serie
• Identificatori di veicoli e numeri di serie
• Identificatori biometrici
• Foto del viso a figura intera e altre immagini
• Qualsiasi altro codice o caratteristica identificativa univoca

HIPAA si applica a tutti i dipendenti di una struttura sanitaria, piano sanitario o farmacia, non solo a chi ha contatto diretto con i pazienti o fornisce assistenza. Secondo le linee guida HIPAA, un dipendente non dovrebbe nemmeno consultare le informazioni protette di un paziente a meno che non sia strettamente necessario per svolgere le proprie mansioni.

Condivisione delle informazioni

Un dipendente può condividere o accedere alle informazioni di un paziente se necessario per svolgere il proprio lavoro. Ad esempio, se è compito di un membro dello staff leggere i risultati di laboratorio di un paziente, fornire consulenza sanitaria o trasmettere le informazioni a un altro dipendente, può accedere a tali dati ma deve raccogliere o condividere solo la quantità minima di informazioni necessaria per svolgere la funzione lavorativa.

Violazioni accidentali

È possibile violare HIPAA attraverso atti non intenzionali, come lasciare informazioni dei pazienti su schermi di computer o smarrire documenti. Poiché la violazione di HIPAA è una questione seria, tutto il personale di strutture che gestiscono l'assistenza ai pazienti dovrebbe adottare precauzioni per evitare violazioni accidentali. Alcune misure che i dipendenti possono adottare:

• Utilizzare distruggidocumenti per distruggere i documenti contenenti informazioni protette quando non sono più necessari
• Creare password per i programmi informatici che contengono informazioni protette
• Utilizzare software antivirus
• Bloccare i computer nelle postazioni di lavoro non presidiate

Infine, tutti i membri del personale devono segnalare eventuali violazioni della sicurezza che potrebbero portare a una violazione HIPAA.