Conservazione Documenti Medicaid: Requisiti HIPAA e Statali

Quadro Normativo

L'Health Insurance Portability Act approvato dal Congresso nel 1996 ha stabilito uno standard universale per la gestione di cartelle cliniche fisiche ed elettroniche. La legge limita l'accesso alle cartelle cliniche e standardizza la durata della conservazione prima che possano essere distrutte o cancellate. Il Medicaid è un piano assicurativo sanitario federale amministrato indipendentemente da ogni stato. Di conseguenza, le regolamentazioni sulla conservazione dei documenti per il Medicaid possono differire dagli standard HIPAA e variare secondo lo stato.

Strutture per la Conservazione dei Documenti

• Le cartelle cliniche devono essere completate e mantenute per ogni paziente che accede alla struttura per cure inpatient e outpatient
• I Centri per i Servizi Medicare e Medicaid (CMS) richiedono che la struttura utilizzi un sistema di identificazione dell'autore e manutenzione dei documenti per garantire completa sicurezza e riservatezza
• Protezione documenti elettronici obbligatoria: database ad accesso riservato, protezione password, crittografia elettronica se necessario
• La maggior parte degli stati richiede copie cartacee in armadietti chiusi a chiave; alcuni richiedono anche depositi ignifughi per certe strutture mediche

Personale per la Gestione Documenti

• Ai sensi delle regolamentazioni HIPAA e CMS, le strutture devono fornire adeguato alloggiamento per gestione e conservazione cartelle Medicaid
• Ospedali e studi medici devono avere personale amministrativo adeguato per gestire il flusso dei fascicoli Medicaid e garantire che ogni fascicolo sia completo, archiviato in sicurezza e recuperabile tempestivamente
• Il personale amministrativo deve ricevere formazione adeguata su: procedure di codifica medica, archiviazione, protezione riservatezza paziente limitando rilascio documenti a parti non autorizzate

Durata della Conservazione

• Regolamenti standard: conservare originali o duplicati legalmente riprodotti di tutte le cartelle cliniche per almeno 6 anni
• Gateway Health Plan indica che alcune regolamentazioni richiedono ai fornitori che servono piani Medicaid/Medicare di conservare cartelle cliniche, documenti finanziari e reporti sorgente per almeno 10 anni
• Alcuni documenti Medicaid necessari per audit del Department of Health and Human Services o del Comptroller General
• Alcune strutture estendono la conservazione come misura di sicurezza contro possibili cause legali
• Alcuni stati possono avere requisiti variabili per il periodo di conservazione dei documenti Medicaid