Salute e malattia
Gestire il cambiamento può essere difficile, per dirla mildly. In un contesto clinico, dove il tempismo è tutto, convertirsi a un nuovo sistema operativo assicurando che nessuno del lavoro di routine ne risenta può essere persino traumatico. Ecco perché spesso si scopre che i migliori sistemi EHR generano la resistenza più veemente. Un sistema EHR implementato sistematicamente, tuttavia, può fare miracoli per l'efficienza dell'organizzazione. Trasformerà il modo stesso in cui funziona la pratica clinica, risultando in costi amministrativi inferiori. Si tradurrà infine in un aumento degli afflussi di entrate.
Formulare un gruppo di lavoro. Selezionare rappresentanti da ogni area della pratica — medica, supporto tecnico, amministrazione e altre aree rilevanti. Assicurati di aver scelto persone che conoscono i sistemi operativi attualmente usati e che sanno i dettagli delle routine quotidiane. Questi saranno il personale chiave per portare a termine l'implementazione.
Selezionare un "physician champion". Trovare un medico entusiasta dell'implementazione del sistema EHR. Renderlo il leader del gruppo di lavoro. Fornire al medico informazioni e i mezzi per parlare ad altri partecipanti riluttanti. Sarà sua responsabilità incoraggiare gli altri medici a fare sforzi sinceri per implementare il sistema.
Creare un piano di lavoro. Tenere riunioni del gruppo di lavoro. Discutere, sviluppare e documentare un piano di lavoro adeguato. Elencare i compiti da raggiungere, assegnare responsabilità e specificare scadenze realistiche per il completamento di ogni compito. Stabilire anche la catena decisionale e assicurarsi che tutti capiscano chi contattare per chiarire dettagli sui rispettivi passaggi. Dividere l'implementazione in fasi che coprono diversi aspetti del flusso di lavoro. Specificare le date in cui ogni fase inizierà.
Configurare sistemi aggiuntivi. Scoprire se i medici hanno requisiti speciali, come l'interfacciamento del loro hardware con il sistema EHR. Potresti dover chiedere al fornitore che ha installato il sistema di intervenire per integrare strumenti come un ecocardiografo o dispositivi artroscopici con i particolari sistemi EHR di cardiologia o ortopedia.
Formare il personale. Tenere sessioni in aula per fornire formazione sull'uso del sistema EHR. Assicurarsi che il personale capisca che non è solo un nuovo software che girerà da solo. Enfatizzare la necessità di pazienza con gli iniziali intoppi durante il passaggio a un nuovo sistema IT. Spiegare come il sistema renderà la cartella cartacea ridondante, e anche spiegare i vantaggi di un tale sistema — niente duplicazione di cartelle e facile accesso agli ultimi dati del paziente sempre e ovunque.
Eseguire prove pilota. Eseguire prove simulate per aiutare il personale ad abituarsi a gestire il sistema. Usare queste prove per identificare cambiamenti che devono essere fatti al normale flusso di lavoro di routine.
Iniziare l'implementazione del sistema. Adottare le fasi del sistema EHR nelle date specificate nel piano di lavoro. Documentare il feedback su cosa è andato bene e cosa no. Tenere riunioni del gruppo di lavoro e trovare soluzioni per risolvere problemi specifici.
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