Conservazione Documenti HIPAA: Requisiti Legali

L'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) promulgato nel 1996 dal governo federale protegge i diritti di privacy dei pazienti. Emendato nel 2003, l'HIPAA protegge la privacy di cartelle cliniche e personali, sia cartacee che elettroniche, da terze parti ed entità che potrebbero usarle per vantaggio personale. I periodi di conservazione indicati nell'atto sono specifici, ma l'HIPAA lascia ampia autorità agli stati.

Periodo di Conservazione

Il governo federale richiede alle entità mediche legali governate da HIPAA di archiviare o conservare cartelle cliniche e personali per un minimo di sei anni secondo l'American Speech-Language Hearing Association. Sei anni è lo standard nazionale di conformità federale che tutte le imprese mediche devono rispettare; ogni stato ha emanato ulteriori leggi su privacy e conservazione oltre agli standard federali.

Documenti da Archiviare

I documenti HIPAA da archiviare includono: informazioni paziente su usi e divulgazioni, contratti con partner commerciali, moduli autorizzazione, avvisi pratiche informative, risposte a pazienti che vogliono emendare/correggere informazioni, registri reclami e dichiarazione di disaccordo del paziente. In caso decesso, HIPAA richiede archiviazione per minimo due anni aggiuntivi dalla data del decesso.

Archiviazione

Sotto le leggi HIPAA, i dati elettronici devono essere archiviati in rete sicura che richiede password e codici sicurezza per garantire sicurezza e integrità dei dati. Cartelle cartacee vanno conservate in scatole/contenitori non visibili/leggibili da dipendenti o pubblico fino alla data di smaltimento. Prassi comune: archiviare per mesi e date per smaltimento più facile, essendo la conformità allo smaltimento obbligatoria. Per archiviare, l'entità medica deve soddisfare standard conformità HIPAA per essere considerata entità coperta.