Manutenzione cartelle cliniche elettroniche: best practice per uptime del sistema

Le cartelle cliniche elettroniche sono costose. Secondo un articolo di Bryan Bergeron, M.D., pubblicato da PubMed Central, il costo può variare da 2.000 a 20.000 dollari per medico. Dopo l'acquisto del sistema giusto per la vostra pratica, il compito successivo più importante è mantenere il sistema aggiornato e funzionante correttamente.

Occorrente

• Software cartella clinica elettronica
• Server o accesso internet
• Dati

Istruzioni

Manutenzione del sistema

1. Assegnare la manutenzione del sistema a un dipendente designato nel vostro studio. I compiti effettivi dipendono dal tipo di sistema di cartelle cliniche che possedete. Se siete un nuovo utente, chiedete alla persona scelta di parlare regolarmente con il vostro fornitore per determinare il loro programma di aggiornamenti. Fate domande inclusi: quando aspettarsi aggiornamenti programmati, quanto spesso inviano patch e informazioni di contatto per il supporto clienti. Il vostro fornitore dovrebbe avvisarvi quando un aggiornamento o upgrade è necessario per mantenere il sistema funzionante. Se non siete esperti tecnici, lavorate con il vostro fornitore o un consulente per aggiornare e risolvere problemi della vostra cartella clinica elettronica.
2. Monitorare le prestazioni del server o la velocità del vostro ISP. A seconda del tipo di sistema, entrambi sono essenziali per le prestazioni corrette. Se siete su un sistema basato su server, potrete fare aggiornamenti e miglioramenti ai server on-site. Questo vi permette di fare cambiamenti immediati e personalizzazioni. Se non avete un IT in staff per mantenere e aggiornare i server, chiedete al fornitore se forniscono supporto applicativo. Alcuni offrono contratti di supporto e altri hanno consulenti disponibili. I sistemi basati su server sono solitamente più costosi all'inizio e richiedono più manutenzione per i server. Dovrete anche assicurarvi che i vostri server siano sicuri per proteggere i dati dei pazienti.
   Se siete su un sistema basato su internet, designate un membro dello staff per ricevere l'email dal fornitore che li avvisa che un aggiornamento è pronto per il download. Questo tipo di sistema è meno costoso all'avvio perché non serve noleggiare o acquistare server. Aggiornamenti e upgrade a questo EMR sono disponibili su internet. Se gestite questo sistema, dovrete installare una connessione internet ad alta velocità per mantenere il sistema fluido. Se il software EMR sembra lento, è probabile dovuto alla velocità della connessione internet. Monitorate il vostro ISP per essere sicuri che abbia il servizio più veloce disponibile nella vostra zona. Spesso un ISP aggiorna a un servizio più veloce ma potrebbe non avvisare i clienti.
3. Aggiornare i contenuti quando necessario; l'accuratezza dei dati è essenziale per il vostro sistema — e i dati medici cambiano regolarmente. Insegnate al vostro staff responsabile della comunicazione con il fornitore di aspettarsi aggiornamenti dati regolari. Create promemoria in calendario per quando gli aggiornamenti dati sono dovuti. Seguite il vostro consulente o fornitore se un aggiornamento dati non è disponibile in tempo. Se il vostro EMR comunica con un sistema di fatturazione o codifica, è essenziale aggiornare i dati per poter godere di rimborsi aumentati basati sull'uso della tecnologia. A seconda del tipo di sistema, i download dati possono essere immediatamente disponibili da internet. Se lavorate con un sistema basato su server, aspettate che il fornitore o consulente installi gli aggiornamenti dati.