Prevenzione delle perdite e tracciamento delle attrezzature ospedaliere: guida completa

L'importanza della gestione degli asset ospedalieri

Le attrezzature ospedaliere rappresentano investimenti significativi e la loro perdita può interrompere i servizi sanitari e compromettere seriamente la redditività di una struttura. È fondamentale che tutti i dispositivi siano contabilizzati in ogni momento, specialmente quando sono stati finanziati con fondi pubblici. Secondo una ricerca della Southern Methodist University sulle procedure per i finanziamenti governativi, è prassi standard che la ubicazione delle attrezzature finanziate con sovvenzioni sia tracciata dall'acquisizione fino alla dismissione.

Passaggi per un sistema efficace di controllo dell'inventario

1. Implementare un sistema di inventario centralizzato

Assegnare ai responsabili dipartimentali la responsabilità di contabilizzare le attrezzature nei propri reparti. Gli amministratori ospedalieri qualificati avranno studiato il controllo dell'inventario e la gestione delle perdite come parte integrante della loro formazione. L'inventario deve documentare i dettagli di ogni apparecchiatura: numero di serie, data di acquisizione, prezzo d'acquisto, ubicazione all'interno dell'ospedale e informazioni su perdite, guasti e dismissione. Le attrezzature condivise tra reparti dovrebbero avere una "sede base" assegnata in un reparto specifico.

2. Assegnare numeri di serie univoci ed etichettare ogni bene

Ogni asset deve ricevere un numero di serie univoco e essere etichettato di conseguenza. Le etichette devono essere resistenti e sopportare i processi di pulizia e sanificazione cui le attrezzature ospedaliere, in particolare quelle diagnostiche e chirurgiche, sono regolarmente sottoposte.

3. Prevedere depositi sicuri in ogni reparto

Data la natura pubblica degli ospedali, è irrealistico aspettarsi di eliminare le perdite senza aree di stoccaggio sicure, convenientemente ubicate e ad accesso limitato.

4. Sviluppare procedure gestionali per il controllo dell'inventario

Stabilire tempistiche per l'aggiornamento dell'inventario perpetuo e audit periodici. I reparti devono essere consapevoli delle proprie responsabilità nella gestione degli asset. La responsabilità gestionale può essere rafforzata prevedendo penalità di bilancio dipartimentali per perdite ripetute.

5. Valutare soluzioni di tracciamento elettronico

Esaminare opzioni di tag elettronici e codici a barre per agevolare il tracciamento dell'inventario. Gli asset di alto valore dovrebbero essere dotati di tecnologia GPS per facilitarne la localizzazione e il recupero.

6. Analizzare le perdite per identificare tendenze

Studiare le perdite di attrezzature per rilevare eventuali schemi ricorrenti. Valutare l'installazione di sistemi di videosorveglianza nelle aree dove si verificano più furti, per monitorare le attività e registrare eventuali comportamenti criminali.