Come file cartelle cliniche in Case di cura Texas

Il Texas Department of Human Services altamente regola ufficio amministrazione e detiene registrazione e archiviazione sotto particolare controllo attraverso il Codice amministrativo Texas ( TAC ) . Titolo 40 , Parte 1 , capitolo 19 del TAC rivolge all'amministrazione struttura di cura . Impianti non conformi affrontano il rischio di multe , chiusura e persino penale . L'amministratore di un impianto deve designare , per iscritto , un record supervisore clinico che porta l'autorità , la responsabilità e la responsabilità di tutte le funzioni del casellario . Cose che ti serviranno
End - tab cartelle di file
etichette colorate

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Rivedere politiche e procedure in materia di registrazioni riservatezza della propria struttura . Questo servirà come guida per il deposito delle registrazioni di nuovi e archiviati . Se la struttura non dispone di una politica scritta su disco riservatezza , è necessario creare e implementare uno subito , come indicato dal TAC 19,1912 .
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Creare un file in-box e out -box (protetto da record personale) con un sistema di sign- out . Questo sistema deve offrire sicurezza completa e impedire l'accesso non autorizzato ai record , come richiesto dalla TAC 19,1910 . ( Due vassoi etichettati presso un banco incustodito non si qualificano come un sistema in-box/out-box sicuro . ) L'accesso ai documenti deve richiedere l'ordine di un medico . Registrare tutti gli ordini del medico , così come tutte le attività di file.
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utilizzare etichette con codice colore per rendere i file facile da trovare . Assegnare determinati colori alle lettere dell'alfabeto e il file in base al cognome del residente . Ad esempio, tutti i file da A a C ricevere etichette verdi, da D a F avere etichette arancioni , e così via . Se il vostro impianto utilizza un sistema di numerazione cartella clinica , applicare il metodo color-coded ad esso e file di conseguenza. (Etichette verdi per i record 1200-1499 , arancione per il 1500-1799 , ecc )
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stoccaggio designato per i file attivi e inattivi . Alcuni uffici scelgono di utilizzare scaffale aperto per file attivi (file di residenti attuali ) e di memorizzazione armadietto per i file inattivi o archivi . TAC 19,1910 richiede strutture di cura di conservare le cartelle cliniche per cinque anni dalla data che i servizi medici finiscono . Se il vostro impianto si preoccupa per i minori , le loro registrazioni devono essere conservate per tre anni dopo il residente raggiunge l'età legale di diritto del Texas .
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Creare un foglio di faccia per ogni file . Questa scheda fornisce tipicamente informazioni di base sulla residente ( nome , data di nascita, numero di stanza , il numero di cartella clinica , etc ) così come una lista della documentazione che il file deve contenere . Fogli di faccia variano a seconda della struttura e sono generalmente lasciata alla discrezionalità amministrativa . Tuttavia , TAC 19,1911 richiede che tutti i fogli di faccia danno il nome , indirizzo e numeri di telefono del medico curante .
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Montare file garantendo che ciascuno è completa di informazioni sufficienti per identificare e curare i residente. La TAC richiede che un file contenga , come minimo , il nome completo del residente, casa /indirizzo postale , numero di previdenza sociale , numeri di richiesta di assicurazione , data di nascita e il numero di cartella clinica ( se applicabile) . Recensione TAC 19,1911 per tutte le esigenze in materia di contenuto del file.
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Shred o bruciare i file che non sono più necessari per mantenere . Quando si distrugge un file, è necessario documentare il nome del residente , il numero di cartella clinica ( se utilizzati ) , e il numero di Social Security , il numero di Medicare /Medicaid , o la data di nascita del residente. La persona che dispone del file deve datare e firmare il documento .