Archiviazione Cartelle Cliniche Case di Riposo Texas: Requisiti e Conformità
Cosa Serve
- Cartelle con linguetta terminale
- Etichette colorate
Istruzioni
- Rivedere le policy sulla riservatezza. Servono come guida per l'archiviazione di cartelle nuove e d'archivio. Se non esiste una policy scritta, createla e implementatela immediatamente, come richiesto dal TAC 19.1912.
- Stabilire cassetti in/out sicuri. Con sistema di firma per l'uscita. Deve offrire sicurezza completa e prevenire accessi non autorizzati (TAC 19.1910). Due vassoi etichettati su un bancone incustodito non bastano. L'accesso alle cartelle richiede un ordine medico. Registrate tutti gli ordini medici e ogni movimento di cartelle.
- Usare etichette colorate. Assegnate colori a gruppi di lettere dell'alfabeto e archiviate per cognome del residente. Esempio: A-C etichette verdi, D-F arancioni, ecc. Se si usa un numero di cartella clinica, applicate lo stesso metodo (es. verdi per 1200-1499, arancioni per 1500-1799).
- Designare archiviazione per cartelle attive e inattive. Alcuni usano scaffali aperti per cartelle attive (residenti attuali) e armadi per inattive/archivio. Il TAC 19.1910 richiede di conservare le cartelle cliniche per 5 anni dalla fine dei servizi medici. Se la struttura ospita minori, le loro cartelle vanno tenute per 3 anni dopo il raggiungimento della maggiore età per la legge texana.
- Creare un frontespizio (face sheet) per ogni cartella. Contiene info base (nome, data nascita, numero stanza, numero cartella clinica, ecc.) e una checklist della documentazione che la cartella deve contenere. I frontespizi variano per struttura, ma il TAC 19.1911 richiede che tutti indichino nome, indirizzo postale e numeri di telefono del medico curante.
- Assemblare le cartelle garantendo completezza. Il TAC richiede che una cartella contenga almeno: nome completo del residente, indirizzo di casa/postale, numero previdenza sociale, numeri di richiesta assicurazione sanitaria, data di nascita, numero cartella clinica (se applicabile). Vedere TAC 19.1911 per tutti i requisiti sui contenuti.
- Distruggere le cartelle non più obbligatorie. Triturate o incenerite. Quando distruggete una cartella, documentate: nome residente, numero cartella clinica (se usato), numero previdenza sociale, numero Medicare/Medicaid o data di nascita. Chi distrugge deve datare e firmare il documento.