Come unione Medical Records

Ogni studio medico o reparto ospedaliero ha il proprio modo di mantenere i dati dei pazienti . Quando più uffici o reparti si fondono , così, anche, le cartelle cliniche devono essere uniti anche per evitare duplicazioni o errori nella cura del paziente . Mentre il processo di fusione cartelle cliniche è intricata e un po 'noioso , con un sistema di registrazioni accurate in grado di garantire l'accuratezza e l'efficienza una volta completato . Cose che ti serviranno
cartelle cliniche
software medico di dati ( deposito elettronico )
Scanner ( deposito elettronico )
cartelle di archiviazione ( cartacea )
bandiere documento ( cartacea )
file archiviazione ( cartacea )
personale medico addestrato
personale di supporto
trituratore di carta o sminuzzare servizio

Mostra Altre istruzioni Crea il un piano
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selezionare un metodo di record keeping che funziona per il vostro ufficio medico . Discutere con tutti i dipartimenti e personale d'ufficio come una fusione di cartelle cliniche potrebbe potenzialmente influenzare ogni reparto . Chiedere consigli su quale tipo di sistema di conservazione dei documenti avrebbe funzionato meglio per il vostro ufficio medico ( elettronico, cartaceo o una combinazione) .
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Scegli i record di uffici serviranno come gli originali , e che i record di ufficio saranno fuse in --- se la fusione più di un ufficio o reparto . Il reparto di documenti originali dovrebbe essere quello con le informazioni più complete . Ad esempio , non tutti i pazienti visti in una pratica generale sono anche visto da un reparto di radiologia , così la prassi generale avrebbero più i singoli pazienti e più record per ogni individuo . Durante questa fase , si dovrebbe anche decidere quale paziente sistema di numerazione ID sta per essere utilizzato in movimento in avanti .
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Impostare un intervallo di tempo per cui la fusione deve essere completo , e decidere chi sta per essere responsabile della supervisione del processo all'interno di ogni reparto. Avere una persona da ogni ufficio o reparto supervisione del resto del personale garantirà una fusione fluida . Quando si imposta un tempo per la fusione , il vostro obiettivo principale dovrebbe essere quello di decidere se o non funzionare sarà completato durante o dopo l'orario di lavoro , o se l'ufficio sarà chiuso durante il progetto per consentire di terminare in un lasso di tempo più breve.
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selezionare e acquistare il software che verrà utilizzato per mantenere i vostri dati cartelle cliniche volta che è unito . Organizzare supporto IT di essere su chiamata durante il processo di fusione ad aiutare se necessario . Se si sceglie di utilizzare la carta di deposito , invece , l'acquisto di tutte le forniture extra che potrebbe essere necessario come cartella di file o scaffali di conservazione per accogliere l' aumento delle dimensioni dei file a causa della fusione .
Completo processo di fusione

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formare il vostro personale secondo il processo che avete scelto per il completamento della documentazione medica fusione . Il processo migliore per unire cartelle cliniche è di lavorare attraverso un reparto di record o di ufficio alla volta in ordine alfabetico. Dopo una serie di record è stato inserito nel sistema ( comprese le informazioni di base del paziente) , si può quindi iniziare a unire il resto dei record in file cartacei o entrare nel sistema .
6 Inserimento preciso informazioni del paziente è fondamentale per il processo globale di fusione .

Iniziare a immettere i dati demografici dei pazienti nel nuovo sistema o la creazione di nuove cartelle (se si utilizza la carta di deposito ) per ogni paziente in base al set originale di record si è scelto di essere il punto di partenza nella Fase 2 della sezione 1 . Come si entra ogni paziente nel sistema , annotare il nuovo numero di ID ( se applicabile) e apportare eventuali aggiornamenti di informazioni demografiche di base del paziente .
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ordinare la serie originale di record in ordine cronologico dal più recente in cima alla più antica sul fondo , se sono copie cartacee . Se gli originali sono in formato elettronico , il processo di fusione può essere un po 'più difficile , a seconda di come vengono memorizzati i file elettronici . Se ogni nota grafico è stato salvato individualmente tutto ciò che è richiesto è rinominare il file per corrispondere al nuovo sistema di archiviazione . Tuttavia , se i file elettronici sono in gruppi più grandi o un file di grandi dimensioni per ogni reparto, potrebbe essere meglio per stamparli fuori e ordinare in quel modo .
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Inizia unire i file secondari nelle originali . Iniziare con un reparto o ufficio per volta e ordinare il fascicolo di ogni paziente nella originale , di nuovo in ordine cronologico . Se si utilizza carta di archiviazione , si può prendere in considerazione l'utilizzo bandiere del documento per contrassegnare i diversi tipi di cartelle cliniche , vale a dire le note medico, referti radiologici o procedure operative . Se si utilizza archiviazione elettronica , la creazione di un sistema per la denominazione dei file di documenti sarà sufficiente .
9 Manovra di archiviazione elettronica può essere noioso , ma può essere più efficiente nel lungo periodo .

scansione dei file uniti completi nella vostra base di dati o , se si utilizza la carta di deposito , cominciare a classificare in ordine alfabetico . Se avete optato per l'archiviazione elettronica , questo processo potrebbe essere già stato completato al punto 4 , se sono stati salvati singolarmente in formato elettronico per cominciare .
Post Fusione Follow Up
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Rivedere le nuove cartelle cliniche sistema di archiviazione con tutti i membri del personale al fine di garantire tutti sanno come utilizzare e gestire i file con precisione . Può essere utile scrivere anche un manuale di formazione su come utilizzare il nuovo sistema come riferimento ai dipendenti attuali e futuri .
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Lavora eventuali problemi con il nuovo sistema che si presentano. Se avete optato per un sistema di archiviazione elettronica , tenersi regolarmente in contatto con il servizio IT del software per risolvere eventuali difetti o per programmare aggiornamenti software .
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Continuare a fondersi in nuove cartelle cliniche come acquisito . Può anche essere utile per implementare un record annuale di spurgo procedura se si è scelto di mantenere solo un certo lasso di tempo vale la pena di informazioni .